Pengertian Butler Hotel Beserta Tugas dan Peranannya

Industri pariwisata merupakan salah satu industri yang sedang berkembang hingga saat ini. Dalam industry pariwisata, tidak hanya berupa objek wisata, akan tetapi terbagi ke dalam beberapa bagian, salah satu contohnya adalah hotel.

Hotel merupakan sebuah bangunan yang di kelola secara komersial oleh suatu badan usaha akomodasi yang di dalamnya menyediakan jasa penginapan, makanan, minuman dan jasa lainnya yang dapat di sewakan kepada masyarakat umum.

Salah satu hal yang menjadi fokus kualitas suatu hotel yakni perbaikan pelayanan yang berorientasi pada kepuasan konsumen pada setiap bagian yang ada di hotel, mulai dari Front Office, Food and Beverage, dan Housekeeping.

Pelayanan  adalah serangkaian aktifitas yang dilakukan hotel untuk tujuan memenuhi kebutuhan para pengunjung yang datang ke hotel, baik untuk menginap maupun hanya datang sekedar untuk menikmati jasa hotel.

Selain untuk memenuhi kebutuhan tersebut sekaligus menciptakan kepuasan melalui jasa pelayanan yang diberikan pihak hotel. Ada berbagai pelayanan khusus yang disediakan oleh suatu hotel, salah satunya adalah Butler.

Butler adalah merupakan tipe pelayanan individu yang diberikan kepada pengunjung hotel. Butles pada umumnya memiliki tugas dan peranan dalam 3 departemen di dalamnya, yakni front office, housekeeping dan food & beverage.

Butler pada umumnya hanya tersedia di resort mewah. Namun di hotel juga ada fasilitas ini, kamar dengan kategori eksklusif akan mendapat pelayanan khusus butler. Peran utama dari butler adalah pelayanan asisten pribadi dengan mengantisipasi kebutuhan pengunjung sebelum menunggu untuk diminta.

Pelayanan butler tentunya akan kita rasakan ketika kita berkunjung ke hotel sejak kita pertama tiba di hotel yang kita kunjungi. Ini merupakan bentuk terobosan baru dalam dunia perhotelan dalam rangka meningkatkan pelayanan dengan menghadirkan seorang butler service yang terbagi dalam beberapa divisi.

Butler bisa juga kita sebut dengan kepala pelayan. Butler mungkin bukan merupakan pekerjaan yang tidak begitu umum ditemukan di Indonesia. Akan tetapi seiring dengan perkembangan jaman, kepopuleran terhadap profesi butler ini mulai bermunculan.

Secara etimologi kata “butler” berasal dari Bahasa Inggris Tengah yakni “Boteler” dan Bahasa Prancis yaitu “Bouteillier” yang artinya pembawa botol. Sedangkan menurut para ahli kata butler bisa diartikan seperti berikut.

Pengertian Butler Menurut Para Ahli

Menurut Ir. Endar Sugiarto,MM (2002:119)

Butler Service Attendant adalah karyawan hotel yang mampu memberikan sejumlah layanan kepada tamu baik di Front Office, Housekeeping maupun Food & Beverage.

Menurut Ir. Endar Sugiarto, MM (2003:120)

Butler Service Attendant merupakan salah satu bidang layanan atau jasa yang dituntut untuk memberikan kepuasan tamu.

Menurut Wikipedia

A Butler is the senior manager of a formal or multi-staffe household, usually in charge of only one residence. Abutler typically has professional training and formal experience in the field. A butler can be a live-in or live out employee.

Berdasarkan beberapa pengertian tersebut maka bisa dikatakan butler adalah seorang pelayan atau asisten personal ketika tamu menginap di hotel, namun pelayanan seperti ini biasanya hanya bisa di dapatkan di resort mewah ataupun hotel berbintang.

Tugas dan Peranan Butler

Pengertian Butler Hotel Beserta Tugas dan Peranannya
https://hotelier.id/

Adapun di bawah ini beberapa tugas dan peranan butler dalam beberapa departemen, yakni di antaranya adalah sebagai berikut :

Front Office Departmen

  • Butler membantu pengunjung untuk melakukan pemesanan kamar hotel
  • Butler memberikan informasi kepada palayan apabila terdapat pengunjung yang mengajak orang lain masuk ke kamar tanpa memiliki ijin khusus atau tidak terdaftar.
  • Butler membantu pelayan untuk mengantarkan pesan, surat, fax dan lain sebagainya ke kamar pengunjung
  • Jika pengunjung tidak berada di tempat, butler bertanggung jawab untuk menemani pelayan mengantarkan kiriman surat atau barang ke kamar pengunjung sekaligus menjadi saksi bahwa kiriman tersebut sudah diberikan dan kemudian mencatatnya ke dalam log book.

Housekeeping Department

  • Butler memberitahukan kepada pelayan apabila melihat ruangan atau kamar hotel ada yang kotor
  • Butler melaporkan ke housekeeping office jika ada pengunjung yang telah melakukan check-out
  • Butler membantu melakukan open bed jika dibutuhkan
  • Butler membut laporan ke bagian housekeeping agar dibuatkan work order apabila terdapat kamar yang perlu perbaikan atau sedang ada kerusakan.

Food & Beverage Department

  • Butler mengatur segala perlengkapan makan seperti gelas, pisau, keranjang buah, dan lainnya agar terlihat lebih menarik
  • Butler membantu room service untuk menawarkan minuman dan makanan kepada para pengunjung yang menginap
  • Butler memonitor pelayanan para tamu VIP di minibar untuk bisa memberikan apa yang mereka mau seperti wine, champagne, atau minuman lainnya.

Prosedur Pelayanan Butler Hotel

Pengertian Butler Hotel Beserta Tugas dan Peranannya
https://www.valueprop.com/

Prosedur pelayanan butler kepada para pegunjung yang menginap sebenarnya sudah ada standar operasional prosedur yang telah ditetapkan. Seorang pelayan tentunya wajib mengentahui standar operasional prosedur Butler Service mulai dari sebelum kedatangan, check-in, selama menginap sampai dengan pengunjung check-out seperti berikut ini :

  1. Sebelum Kedatangan (Pre-Arrival)
  • Melakukan pengecekan daftar para pengunjung yang telah melakukan pemesanan melalui property management system, kemudian menghubunginya untuk memastikan informasi detail prihal kedatangan.
  • Memberikan informasi ke department lain mengenai profil pengunjung yang akan menginap
  • Memastikan kesiapan kamar pengunjung sesuai pesanan dan juga menyiapkan segala kebutuhan apabila ada permintaan khusus dari pihak pengunjung
  • Berkoordinasi dengan department yang bertanggung jawab terhadap penjemputan di bandara jika dibutuhkan sesuai permintaan pengunjung
  • Mempersiapkan welcome amenities yang disesuaikan dengan profil pengunjung
  1. Proses Check-in
  • Menyapa para pengunjung dengan ramah ketika tiba di hotel
  • Menyuguhkan welcome drink kepada para pengunjung
  • Memastikan proses check-in pengunjung berjalan dengan lancar dan cepat bekerjasama dengan bagian front office
  • Bekerjasama dengan bagian concierge untuk memastikan semua barang bawaan pengunjung ditangani dengan baik.
  1. Selama Pengunjung Tinggal (In House)
  • Memberikan pelayanan semaksimal mungkin dan menghindari melakukan hal-hal yang tidak disukai oleh pengunjung
  • Memberikan informasi lengkap kepada pengunjung prihal fasilitas yang dimiliki hotel termasuk hiburan terbaru yang telah disediakan di lingkungan hotel maupun area sekitar penginapan
  • Meminta masukan dari para tamu prihal pelayanan yang diberikan, hal ini untuk menghindari complain yang tidak di inginkan
  • Mengecek dan melakukan pembersian kamar pengunjung sesuai permintaan termasuk mengganti amenities di dalamnya dengan yang baru
  • Melayani semua kegiatan atau acara special yang diminta pengunjung seperti perayaan ulang tahun, hari ibu, dll bekerjasama dengan semua department yang terlibat didalamnya
  • Membantu memesankan tiket pesawat, kereta, transportasi jika dibutuhkan
  • Memeriksa kelengkapan minibar beserta masa kadaluarsa-nya
  • Mengupdate guest history
  • Selalu bersiap siaga untuk melayani para pengunjung selama dibutuhkan.
  1. Proses Check-out
  • Butler ikut mempersiapkan bill ketika pengunjung hendak check-out tentunya bekersama dengan bagian front office termasuk mengurusi cara pembayaran pengunjung sesuai apa yang diminta
  • Membantu pengunjung untuk melakukan reservasi kembali jika sudah ada rencana dikemudian hari
  • Mempersiapkan cinderamata hotel untuk para pengunjung khusus yang menginap
  • Membantu memeriksa ulang barang bawaan dan memastikan tidak ada barang yang tertinggal bekerjasama dengan bagian concierge
  • Menyediakan transportasi pengunjung untuk kembali pulang ke kota tujuan.