Hampir di setiap perusahaan pasti membutuhkan pegawai untuk mengatur pembelian barang atau jasa yang diperlukan untuk operasional bisnis.
Pembelian barang atau jasa yang tidak dimanajemen dengan baik akan menimbulkan kekacauan dalam sistem perusahaan yang mengakibatkan kesalahan yang fatal. Pegawai yang bertanggungjawab atas pembelian ini biasa disebut sebagai purchasing staff.
Purchasing staff bertugas untuk berinteraksi langsung dengan pihak ketiga untuk urusan perbelanjaan barang. Meskipun di era sekarang berkembang proses pembelian barang secara online via e-purchasing, tetapi bagian ini tetap krusial karena menjadi representasi perusahaan.
Apa itu Purchasing Staff?
Purchasing berasal dari Bahasa Inggris yang berarti “pembelian”. Pembelian merupakan proses pengadaan suatu barang yang dibutuhkan oleh perusahaan, baik di industri perhotelan, restoran ataupun yang lainnya.
Melansir dari Quipper Campus, purchasing staff merupakan seorang pegawai yang bertanggungjawab untuk melakukan pembelian, mulai dari bahan baku, barang maupaun jasa yang diperlukan saat operasional bisnis. Sehingga purchasing staff harus memiliki pengetahuan dan keahlian dibidang riset pasar serta analisis penawaran yang baik untuk memenuhi kebutuhan pembelian bahan baku.
Selain itu purchasing staff juga memiliki kemampuan untuk melakukan evaluasi vendor, bernegosiasi untuk mencapai kesepakatan kontrak, dan mampu membuat laporan yang dibutuhkan dalam sebuah bisnis.
Umumnya dalam struktur perusahaan purchasing staff berada pada departemen pembelian. Ketika kamu bekerja pada posisi ini kamu harus berhati-hati dan memperhatikan beberapa hal yang penting, misalnya jangan sampai terjadi keterlambatan melakukan pembelian barang.
Karena ketika bahan baku dibayar terlambat, otomatis barang yang dipesan juga akan dikirim terlambat, hal ini akan berimbas pada operasional pabrik menjadi terganggu bahkan berhenti beroperasi.
Purchasing staff disebut-sebut sebagai pusat keuntungan perusahaan. Hal ini dikarenakan divisi ini yang mengendalikan pengeluaran. Apabila dana pengeluaran dapat ditekan, maka keuntungan perusahaan akan meningkat.
Bahan baku dengan rentang harga yang relatif lebih murah tapi berkualitas, akan menguntungkan perusahaan.
Ketika kamu sudah bekerja di posisi purchasing staff, maka harus selalu siap untuk menemui para supplier, karena mereka yang menyediakan bahan-bahan yang dibutuhkan oleh perusahaan.
Kamu juga harus siap melakukan pembelian dalam jangka waktu yang terbilang sempit, misal perusahaan tiba-tiba memiliki pesanan dalam jumlah besar sedangkan stok bahan baku di gudang sudah menipis, maka sesegera mungkin harus melakukan pembelian untuk memenuhi kebutuhan perusahaan.
Skill lain yang sangat penting adalah networking. Kemampuan untuk berjejaring secara luas akan sangat membantu pekerjaanmu. Relasi dengan supplier, digital agency, ataupun jasa ekspor impor. Relasi baik akan bisa membantumu untuk bisa memperoleh kesepakatan harga yang terbaik.
Alur Pengadaan Barang
Alur yang akan dilalui dalam proses pengadaan barang dimulai dari purchase request atau market list dari semua departemen. Berkas yang diajukan oleh masing-masing departemen harus sudah dibubuhi tanda tangan manajer departemnnya sebagai tanda persetujuan.
Pastikan pula bagian pendanaan juga suda memberikan cheklist.
Berkas purchase request kemudian akan masuk ke departemen purchasing. Departemen ini akan melakukan pemeriksaan lebih lanjut terkait barang-barang yang akan dibeli.
Guna mengatasi kemungkinan double order ataupun sebagai manajemen pengeluaran agar tidak boros, maka bagian purchasing harus mampu memilah barang mana yang benar-benar diperlukan, mana yang tidak.
Departemen purchasing kemudian melakukan langkah tindak lanjut dengan melakukan transaksi pembelian kepada supplier.
Tugas dan Tanggung Jawab
Seorang purchasing staff dalam perusahaan memiliki tugas utama untuk melakukan transaksi pembelian. Dengan memahami tugas dan tanggung jawab secara terperinci, kamu akan lebih maksimal dalan menjalanankan pekerjaanmu, diantaranya adalah:
- Membuat daftar pembelian barang dan jasa sesuai dengan kebutuhan masing-masing departemen secara jelas dan terperinci
- Mencari supplier barang yang dibutuhkan dengan harga terbaik
- Mengajukan rincian pembiayaan kepada bagian keuangan
- Memastikan pesanan yang dibeli diterima dengan baik sesuai permintaan
- Melakukan pencatatan pembelian
- Melakukan monitor pesanan secara periodik
Skill yang Harus Dikuasai
Tugas dan tanggung jawab yang dibebankan kepada purchasing staff menuntut untuk memiliki kemampuan tersendiri, diantara skill dasar yang harus dimiliki adalah:
1. Menguasai aplikasi Ms. Office
Seorang purchasing staff paling tidak menguasai skill dasar untuk menggunakan aplikasi Ms. Office untuk memudahkan pekerjaannya. Hal ini berkaitan dengan pendataan pemesanan barang, sehingga memerlukan dokumen tracking pengiriman, dokumentasi pembelian, dan sebagainya.
2. Skill komunikasi yang baik
Skill berikutnya adalah kemampuan untuk bisa berkomunikasi dengan baik. Saat melakukan pembelian, seorang purchasing staff dituntut mampu berkomunikasi dengan vendor dan supplier, kemudian mengomunikasikan dengan departemen keuangan untuk mengatur pembayaran.
3. Kemampuan mengorganisir sesuatu
Keahlian untuk dapat mengorganisir dokumen sangat diperlukan oleh seorang purchasing staff. Ada berbagai macam dokumen yang harus disimpan sebagai tanda bukti, misal bukti pengiriman, pemesanan, dan penerimaan. Hal ini perlu diorganisir sehingga data tidak ada yang terselip atau hilang.
4. Pengetahuan perpajakan
Pengetahuan tentang perpajakan akan membantu seorang purchasing staff saat menghitung biaya pembelian barang. Pajak akan dibebankan pada transaksi dengan jumlah tertentu. Jika memiliki pengetahuan tentang perpajakan maka akan membuat pengeluaran biaya menjadi lebih efisien.
Jenjang Karir
Apabila kamu tertarik bekerja sebagai seorang purchasing staff, kamu tidak perlu khawatir karena posisi ini memiliki jenjang karir yang cukup menjanjikan. Biasanya pada awal masa bekerja kamu akan digaji kisaran Rp. 3.000.000 – Rp. 5.000.000, tergantung pada kebijakan perusahaan.
Setelah menduduki posisi ini selama kurang lebih 5 tahun, kamu akan naik karir menjadi purchasing supervisor.
Purchasing supervisor akan bertugas mengkoordinir pembelian barang dan jasa untuk kepentingan perusahaan dalam menjalankan bisnis. Selain itu supervisor akan bertanggungjawab atas staff karyawan dan monitoring pembelian di bawah departemen ini.
Gaji yang diberikan kepada purchasing supervisor tentu akan lebih tinggi dibandingkan dengan staff biasa. Umumnya gaji yang akan diperoleh berkisar pada angka Rp. 10.000.000 atau tergantung pada kebijakan masing-masing perusahaan.
Kemudian setelah menjabat menjadi supervisor selama 3 sampai 4 tahun, kamu memiliki kesempatan untuk mendapat promosi menempati posisi yang lebih tinggi sebagai seorang purchasing manager. Tugasnya adalah melakukan riset pasar dan mencari barang atau supplier baru dengan kualitas dan harga yang lebih baik.
Seorang purchasing manager juga bertanggungjawab untuk menjaga dan mengawasi arus pembelian bahan baku dan jasa agar berjalan sesuai standar perusahaan. Seluruh kebutuhan belanja perusahaan berada dibawah tanggung jawab seorang purchasing manager.
Tanggung jawab besar yang harus diemban sebanding dengan gaji yang akan diperoleh. Umumnya seorang manager memperoleh gaji berkisar di angka Rp. 16.000.000 hingga Rp. 27.000.000 per-bulan.
Bagi kamu yang tertarik dengan karir ini, perusahaan biasanya tidak mematok dari jurusan tertentu sebagai syarat lowongan purchasing staff. Namun posisi in berkaitan erat dengan pembelian bahan baku dan hal-hal yang berkaitan dengan stok bisnis, maka jurusan yang cocok untuk melamar pekerjaan ini adalah kamu yang berasal dari jurusan ekonomi, manajemen bisnis, akutansi, ataupun public relations.
Well, cukup menarik bukan? Semoga bermanfaat!
