Memilih chek in di hotel adalah ide yang baik untuk siapa saja yang membutuhkan fasilitas umum saat sedang melakukan perjalanan. Selain mendapatkan ruang yang nyaman dan aman, kamu juga akan mendapatkan fasilitas yang mendukung jika menginap di fasilitas seperti hotel.
Bagi orang yang bepergian jauh tentu harus memahami bagaimana cara check in di hotel. Dengan memahami bagaimana reservasi di hotel dengan baik, kamu tidak akan kesulitan saat sedang melakukan perjalanan dinas atau bisnis.
Lalu bagaimana sih sebenarnya cara chek in di hotel itu? Yuk, simak penjelasan di bawah ini kalau kamu ingin mengetahui bagaimana cara melakukan check in di hotel.
Cara Check In di Hotel Secara Umum
Cara melakukan check in di hotel secara umum adalah kamu bisa mendatangi hotel yang akan kamu gunakan untuk menginap. Kamu bisa datang sesuai dengan jadwal pemesanan yang akan dilakukan. Jangan lupa untuk memperhatikan keterangan jumlah tamu yang kamu booking sebelumnya.
Kamu bisa langsung berkunjung ke meja resepsionis dan memberitahukan bahwa kamu akan melakukan proses check in pada saat itu juga. Lalu selanjutnya resepsionis akan melakukan pengecekan pada database yang ia punya. Resepsionis biasanya akan meminta informasi umum seperti nama pemesan atau tanggal pemesanan.
Kamu bisanya akan dimintai identitas seperti kartu tanda penduduk atau paspor untuk mengkonfirmasi identitasmu. Mudah saja, setelah terverifikasi data yang ada di identitas sesuai dengan yang berada dalam database, maka proses check in hotel selesai. Kamu bisa langsung menerima kunci dari pihak resepsionis tersebut.
Setelah menerima kunci, kamu telah menerima akses atas pemesanannya. Kamu bisa langsung menggunakan semua fasilitas yang tersedia di sana. Seperti itu saja cara melakukan check in di hotel. Tidak sulit bukan?
Sebelum melakukan check in di hotel, kamu bisa melakukan reservasi terlebih dahulu. Proses reservasi bisa kamu lakukan dengan cara offline maupun online. jika kamu menginginkan melakukan reservasi secara online, kamu bisa langsung membuka website atau aplikasi penyedia jasa layanan pemesanan hotel.
Kamu juga bisa menghubungi kontak yang tertera pada website lalu menanyakan apakah masih tersedia kamar atau tidak. Jika masih, kamu bisa memilih untuk membayarkannya di tempat saja.
Apabila kamu melakukan reservasi secara online, kamu bisa menunjukan bukti booking kamu. Bukti bookingnya bisanya akan dikirimkan melalui email. Resepsionis pasti akan melakukan pengecekan terhadap bukti yang kamu tunjukan.
Selain itu, beberapa hotel biasanya memberlakukan metode deposit. Metode tersebut dilakukan dengan cara memberikan sejumlah uang kepada pihak hotel sebagai bentuk uang jaminan. Uang deposit ini akan digunakan untuk mengganti apabila terdapat barang-barang yang rusak atau hilang.
Uang deposit tersebut biasanya digunakan untuk mengganti service room, laundry yang pelanggan lakukan. Jika deposit tersebut kurang, kamu bisa langsung menambahkannya. Atau jika uang deposit kamu lebih, pihak hotel pasti akan mengembalikannya.
Tidak semua hotel memberlakukan kebijakan deposit ini. bisanya hanya hotel-hotel zaman dahulu saja yang masih menggunakan kebijakan deposit ini.
Jika kamu datang lebih awal dari proses check in yang sebenarnya, kamu bisa menitipkan barang kamu terlebih dahulu di bell desk. Kamu bisa menunggu jadwal check in dengan bersantai atau berjalan-jalan terlebih dahulu. Jika kamu tidak mengetahui bagaimana caranya menemukan bell desk, kamu bisa bertanya dengan staf hotel yang ada di situ.
Identitas yang Harus Kamu Siapkan Saat Check In
Identitas ini menjadi hal yang sangat penting untuk kamu yang ingin melakukan check in di hotel, yah. Ia merupakan berkas wajib. Apabila kamu sampai lupa membawanya, kamu bisa tidak diijinkan untuk melanjutkan proses check in. Bagaimana pihak hotel bahwa kamulah yang melakukan pemesanan kalau tidak ada bukti.
1. KTP
KTP menjadi berkas yang wajib kamu bawa saat kamu akan melakukan check in di hotel. Kamu diperkenankan untuk menunjukan KTP yang asli, bukan fotocopy. Dalam identitas diri tersebut, kamu akan di cek mulai dari nama lengkap, alamat, hingga foto.
KTP tersebutlah yang akan digunakan oleh pihak hotel untuk membuktikan kebenaran data dari pemesan. Jika sudah benar dan sesuai, maka proses check ini bisa langsung saja dilanjutkan.
2. Kartu identitas lain pengganti KTP
Jika kamu ternyata lupa untuk membawa identitas lain KTP, kamu tetap diperbolehkan untuk menggunakan identitas lain seperti SIM atau kartu pelajar. Asalkan, kartu identitas lain yang kamu tunjukan saat itu masih berlaku. Jadi, jangan gunakan kartu identitas yang sudah kadaluarsa yah.
Hotel memperbolehkan menggunakan identitas selain KTP karena yang terpenting adalah mereka membutuhkan data seperti nama lengkap dan foto yang jelas untuk membuktikan saja. jika menggunakan identitas lain selain KTP kecocokannya bisa dipertanggungjawabkan, maka pelanggan bisa melanjutkan proses check in nya.
3. Paspor
Selain KTP dan kartu identitas lain, kamu juga bisa menggunakan paspor untuk menunjukan kepada resepsionis sebagai bukti. Paspor diminta untuk pelanggan yang berasal dari negara yang berbeda. Sama halnya dengan KTP dan identitas lain, harus yang masih berlaku yah.
Resepsionis akan mencocokan data dalam paspor tersebut seperti nama lengkap, nomor paspor, dan foto secara jelas. setelah verifikasi selesai dan menunjukkan semua cocok, customer diperbolehkan untuk melanjutkan proses check in nya.
Bagaimana Pihak Hotel Melakukan Proses Verifikasi?
Pihak hotel biasanya melakukan verifikasi dengan cepat. Meski dilakukan dengan cepat, tidak perlu takut mereka akan salah melakukan reservasi ya. Mereka tetap akan dengan akurat mencocokan data yang ada dalam kartu identitas dengan yang tercatat dalam database.
Tahap pertama yang biasanya dilakukan oleh memverifikasi adalah dengan melakukan pemindaian KTP dengan langkah ekstraksi data tulisan dan gambar yang ada dalam dokumen tersebut. Pemindaian ini bisa dilakukan satu hingga dua kali untuk memastikan bahwa data yang dicek sesuai dengan database yang ada.
Hasil dari ekstraksi inilah sistem akan langsung melakukan pengecekan secara otomatis karena sudah diintegrasikan dengan sistem yang ada di dalam hotel. Sistem akan mengirimkan notifikasi konfirmasi di layarnya untuk memberikan tanda bahwa data dalam identitas sesuai dengan yang ada dalam database.
Resepsionis juga akan memberitahu apabila terdapat kesalahan atau perbedaan saat proses pencocokan. Jika data tersebut valid, kamu bisa langsung melanjutkan proses untuk langsung menikmati fasilitas hotel yang ada.
Pihak hotel akan selalu mengusahakan untuk melakukan proses check in secepat mungkin agar pelanggan nyaman. Proses yang lama saat berada di resepsionis akan sangat membuang-buang waktu dan membuat pelanggan menunggu. Hal tersebut bisa menimbulkan kesan negatif kepada pelanggan dan berakibat buruk pada nama baik hotel.
Itu dia cara melakukan check in di hotel. Sangat mudah bukan?
