Istilah reservasi mungkin sudah tidak asing lagi di telinga Anda. Hampir semua bidang baik dalam konteks formal ataupun tidak seringkali memakai kata reservasi. Yup! Istilah reservasi seringkali digunakan bidang bisnis yang berkaitan dengan jasa. Hal ini erat kaitannya dengan persiapan pemesanan untuk sebuah jasa atau layanan.
Reservasi dilakukan oleh seseorang dengan tujuan untuk mengantisipasi kehabisan, misalnya meja di restoran, kamar hotel, dan semacamnya. Namun, pernahkah Anda bertanya lebih mendalam, apa arti sebenarnya dari reservasi? Yuk simak penjelasan lengkap pada artikel ini!
Pengertian Reservasi
Secara bahasa, kata reservasi berasal dari kata “to reserve” yang artinya menyiapkan atau menyediakan tempat. Selain itu ada pula yang berpendapat bahwa reservasi berasal dari kata “reservation” yang berarti pesanan sebuah tempat, syarat, keberatan, dan pesan.
Reservasi menjadi sebuah upaya untuk menghindari lonjakan jumlah pengunjung atau over-kapasitas di suatu tempat ketika seseorang ingin datang berkunjung.
Menurut KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia), reservasi berarti pembuatan, proses, atau cara memesan. Pesanan tersebut dapat berupa hotel, villa, tiket, barang, tempat, ataupun jasa yang lainnya.
Secara umum dapat kita artikan reservasi sebagai sebuah upaya yang dilakukan oleh seorang konsumen untuk mendapatkan jasa atau layanan pada periode tertentu.
Pemesan akan mendapatkan manfaat berupa kemudahan saat dia berkunjung atau datang ke suatu tempat. Dia tidak perlu melakukan transaksi yang panjang, tapi cukup hanya dengan melakukan validasi data sesuai dengan yang telah tercatat saat melakukan pemesanan sebelumnya.
Beberapa ahli seperti Monaghan berpendapat bahwa reservasi merupakan suatu proses klerikal atau elektronik untuk suatu produk tersedia untuk dipakai dan akhirnya dibayar oleh seseorang secara spesifik. Produk tersebut misalnya tiket pesawat, kamar hotel, kamar kapal pesiar, dan sebagainya.
Pendapat lain, Anggraini mengartikan reservasi sebagai sebuah transaksi yang menyangkut tentang penyediaan tempat, pelayanan khusus seperti fasilitas-fasilitas tertentu, dan sebaginya.
Sedangkan Mayasari mengatakan bahwa reservasi berarti penyediaan tempat duduk yang meliputi keseluruhan proses berkaitan dengan pendistribusian produk, pencatatan transaksi pemesanan tempat, sehingga akan tercapai pendapatan yang optimal.
Dalam rangka menghindari kehabisan tersebut, seseorang melakukan reservasi jauh-jauh hari kepada pihak penyedia jasa. Pemesanan dan pembayaran dapat dilakukan secara online ataupun langsung oleh orang yang melakukan reservasi.
Lebih sederhana, dapat kita katakan bahwa reservasi adalah pemesanan suatu jasa secara lebih awal untuk menghindari kehabisan.
Mungkin Anda juga bertanya-tanya apa perbedaan resevasi dengan booking. Istilah reservasi dan booking sebenarnya sama secara makna. Namun untuk penggunaan istilah biasanya akan sedikit berbeda.
Anda akan sering menemukan penggunaan istilah reservasi pada sebuah jasa yang sifatnya lebih privat, misalnya kamar hotel atau fine dining di sebuah restoran. Sedangkan booking akan lebih sering digunakan untuk pemesanan tiket, misalnya tiket nonton film di bioskop, tiket konser, tiket pesawat, dan sejenisnya.
Mengapa Reservasi Penting?
Setelah mengetahui pengertian reservasi secara menyeluruh, Anda perlu untuk mengetahui apa urgensi dari sebuah reservasi ini.
Seorang konsumen yang menggunakan sistem reservasi akan mendapatkan kepastian mengenai sebuah layanan atau jasa yang dibutuhkan. Layanan reservasi sangat menguntungkan kedua belah pihak. Pihak konsumen mendapatkan manfaat berupa kepastian untuk mendapatkan suatu layanan, sedangkan pihak penyedia layanan dapat memastikan berapa banyak layanan yang akan terjual.
Jika Anda melakukan reservasi, maka Anda tidak perlu melakukan alur pemesanan dari awal seperti konsumen reguler ketika sampai di tempat layanan. Hal ini dikarenakan Anda telah melakukan registrasi data pada saat reservasi. Dengan demikian, ketika tiba di tempat layanan atau jasa, Anda hanya perlu melakukan validasi data yang sesuai dengan pesanan.
Reservasi menjadi penting juga karena Anda dapat memperkirakan berapa besar biaya yang perlu dikeluarkan untuk menikmati layanan atau jasa yang dipesan. Sistem reservasi ini dianggap sangat praktis, konsumen tidak harus antri atau berdesak-desakan dengan pengunjung lain untuk mendapatkan layanan di tempat tersebut.
Jenis Reservasi
Setelah mengetahui pentingnya reservasi, Anda dapat mulai memahami bahwa reservasi memiliki jenis atau status tertentu.
Reservasi pada umumnya memiliki banyak jenis tergantung pada layanan jasa yang dipilih oleh seorang pemesan. Selain itu, reservasi akan dibedakan berdasarkan statusnya. Seorang pemesan ketika melakukan reservasi atas suatu jasa akan mendapatkan status-status tertentu berdasarkan keadaannya.
- New Reservation, seseorang yang baru pertama kali melakukan pemesanan akan masuk dan tercatat sebagai new reservation. Pemesan akan ditandai sebagai pelanggan baru di bisnis tersebut.
- Amended Reservation, yakni reservasi yang telah diubah atau diperbaharui rincian pemesanannya. Ketika seseorang telah melakukan reservasi, tapi dia ingin mengubah detail yang sudah dipesan, misalnya tanggal dan waktu kedatangan, jenis atau nomor kamar, pergantian jumlah tamu yang akan hadir, maka dia dapat melakukan pengajuan yang disebut amended reservation. Hal ini memungkinkan pemesan utuk melakukan konfirmasi ulang terkait pesanan yang telah terjadi.
- Cancelled Reservation atau pembatalan reservasi. Seseorang yang telah melakukan reservasi dapat mengajukan pembatalan atas jasa yang telah dia pesan sebelumnya. Namun pembatalan tersebut dapat dilakukan dengan dasar alasan yang telah disyaratkan atau disepakati saat pemesanan, misalnya karena khawatir kondisi keamanan dan sebagainya.
- Confirm Resevation atau reservasi yang sudah dikonfirmasi sehingga dapat dipastikan akan dipesan. Pada tahap ini seorang pemesan biasanya sudah selesai melakukan transaksi pembayaran kepada pihak penyedia layanan. Oleh karena itu, reservasi ini sudah pasti dan pemesan hanya tinggal datang di waktu yang sudah ditentukan.
Selain yang telah disebutkan di atas, reservasi juga dikelompokkan berdasarkan layanan atau jasa yang digunakan, diantaranya reservasi tiket, reservasi penginapan, reservasi perjalanan, ataupun reservasi tempat makan.
- Reservasi tiket berupa pemesanan tiket baik untuk konser, nonton film di bioskop, masuk tempat wisata dan juga tiket trasportasi semisal bus, kereta cepat, pesawat terbang, dan sebagainya.Reservasi penginapan dapat dilakukan oleh seseorang untuk mendapatkan layanan penginapan di sebuah hotel, vila, ataupun homestay.
- Reservasi perjalanan atau tour mencakup pemesanan layanan dan jasa biro perjalanan ke sebuah tujuan tertentu. Reservasi ini biasanya sudah termasuk biaya transpaortasi, penginapan, hingga destinasi wisata yang dituju.
- Reservasi tempat makan biasanya dilakukan oleh seseorang dengan memesan meja makan untuk orang dalam jumlah tertentu di sebuah restorant, cafe, dan sejenisnya.
Media untuk Melakukan Reservasi
Lantas bagaimana cara kita dapat segera melakukan reservasi?
Bukan menjadi hal yang sulit untuk memahami cara melakukan reservasi, karena bisa dilakukan baik secara online ataupun offline. Apabila Anda ingin berkunjung secara langsung maka datanglah ke tempat yang hendak dipesan dan lakukan komunikasi dengan pelayan yang ada di lokasi. Jangan ragu untuk menanyakan hal yang perlu digali informasinya.
Sedangkan reservasi secara online jauh lebih mudah. Anda dapat melakukan reservasi dari manapun, asalkan ada koneksi internet yang stabil. Beberapa media yang umum menjadi alat untuk reservasi diantaranya email, telpon, ataupun lewat aplikasi pesan seperti WhatsApp, Telegram, dan sebagainya.
Demikian penjelasan singkat mengenai pengertian reservasi, urgensinya, macam-macam, dan media untuk melakukan reservasi. Semoga bermanfaat.
