Sudahkah kamu mengetahui sebelumnya tentang tugas dari seorang staf front office di hotel? Biasanya, mereka akan sangat sibuk di waktu pagi hingga sore hari. Ia tidak banyak bekerja pada waktu dini hari. Lalu apa sih yang mereka lakukan saat malam hari?
Night audit adalah pekerjaan yang dilakukan oleh staf front office ketika malam hari. Ada banyak penyebab mengapa proses audit dilakukan saat malam hari.
Apakah kamu sudah mengetahui sebelumnya tentang apa itu night audit? Jika belum, kamu sedang berada pada artikel yang tepat. Artikel ini akan membahas secara gamblang mengenai apa itu night audit. Yuk, langsung saja simak informasinya di bawah ini.
Apa Itu Night Audit Hotel?
Night audit hotel adalah aktivitas pada saat malam hari yang dilakukan oleh staf office yang ada di hotel. Aktivitas tersebut dilakukan pada saat malam hari karena pada jam tersebutlah tidak banyak orang yang beraktivitas.
Tamu jarang ada yang chek in maupun chek out saat malam hari. Karena minimnya aktivitas yang terjadi, proses audit bisa berjalan dengan lancar tanpa ada gangguan sedikitun.
Selain itu, banyak staf yang sudah memiliki tugas yang sedikit saat malam hari. Saat malam hari, banyak outlet yang sudah tutup, sehingga staf yang bertugas sebelumnya dapat dialihkan dalam nigh audit.
Night audit sederhananya adalah aktivitas malam hari di hotel untuk melakukan peninjauan atau pembukuan dari semua transaksi yang terjadi di hotel.
Night audit termasuk proses seperti mencatat semua transaksi pada outlet, menghitung seluruh pendapatan, hingga mencatat semua transaksi yang terjadi pada satu hari penuh. Istilah kata, nigh audit adalah tutup buku hariannya hotel.
Tujuan Night Audit Hotel
Night audit dilakukan dengan tujuan untuk mambuat laporan revenue, melakukan perhitungan occupancy, dan bentuk-bentuk laporan lainnya yang bersifat analitis.
Proses audit tersebut bisa dilakukan secara manual oleh staf maupun dengan bantuan software agar lebih efektif dan efisien. Dengan bantuan beberapa aplikasi untuk audit, proses bisa berjalan dengan mudah dan cepat.
Staf front office akan mengecek apakah hasil posting revenue yang dilakukan pada semua shiif di hari tersebut sudah sesuai dengan yang ada dalam sistem atau belum.
Staf akan membuktikan bahwa seluruh transaksi yang terjadi sudah seimbang dengan bukti material yang ada. selain front office, proses audit juga bisa dilakukan oleh accounting.
Night audit termasuk dalam aktivitas close cashier. Close cashier biasanya meliputi pengaturan pergantian sistem atau running systme, menyusunan laporan revenue, hingga pelaporan seluruh aktivitas harian kepada pihak management.
Melakuka night audit sangat dianjurkan untuk bisnis seperti hotel. Bisnis industri seperti hotel pastinya memperoleh banyak pendapatan setiap harinya.
Apa lagi mengelola sebuah hotel bukanlah proses yang mudah dan sederhana. Sehingga night audit ini alah salah satu proses khusus yang dilakukan agar manajemen hotel berjalan dengan baik.
Night audit adalah aktivitas untuk memeriksan dan mereview semua tentang pendapatan hotel. Ia termasuk juga mengecek active bill yang terjadi dalam satu hari penuh. Selain itu, nigh audit memiliki beragam fungsi lain.
Fungsi Night Audit Hotel
Fungsi lain dari night audit adalah sebagai berikut:
Pertama, pengecekan pada posting. Fungsi pertama dari nigh hotel adalah melakukan pengecekan terhadap seluruh postingan yang masuk. Pengecekan dilakukan pada seluruh postingan yang masuk berupa account tamu dan bukan tamu.
Pengecekan tersebut dilakukan untuk meneliti bahwa postingan dilakukan secara benar. Pengecekan juga dilkaukan agar meghindari dari berbagai hal yang tidak diinginkan terjadi.
kedua, menyeimbangkan semua outlet yang ada. fungsi kedua dari night audit adalah balancing all outlets. Menyeimbangkan semua outlet maksudnya adalah menjadikan debet dan kredit berapa di angka nol. Hal ini berlauku untuk semua outlet yang ada di hotel.
Kelangsungan bisnis bisa terancam apabila perhitungan kredit dan debitnya tidak seimbang. Jika tidak seimbang, bisa dipastikan terdapat kesenjangan dari perhitungan debit atau kreditnya. Oleh karena itu proses penyeimbangan ini sangat penting untuk keberlangsungan proses bisnis yang lebih baik.
Ketiga, memproses perbedaan status kamar hotel. Fungsi yang ketiga dari night audit adalah menyelesaikan permasalahan perbedaan status kamar.
Di dalam hotel, sangat mungkin terjadi masalah yang berhubungan dengan status kamar. Ini adalah tugas dari staf front office untuk menyelesaikan masalah tersebut sesuai dengan kondisi realnya.
Keempat¸ memantau batas kredit tamu. Staff akan bekerja sama degan orang yang bekerja dalam credit departement saat terjadinya over kredit pada tamu. Bagian ini merupakan bagian penting dalam proses audit. Jadi jangan sampai salah, yah.
Kelima, mengumpulkan laporan. Fungsi night uadit yag kelima adalah berkaitan dengan penyusunan laporan. Proses audit akan menjadi percuma jika laporannya tidak disusun.
Staf akan menyusun laporan yang akan diberikan kepada pihak manajemen dan departemen lain yang membutuhkan. Jangan sampai lewatkan proses penyusunan laporan ini.
Keenam¸ saat proses penyusunan laporan selesai, fungsi terakhir dari dilakukannya night audit adalah melakukan perpindahan alias pergantian shift. Pergantian shift biasanya dilakukan dari shift malam ke shift pagi.
Meski hotel-hotel di tanah air belum cukup familiar dengan proses night audit ini, sudah banyak hotel di Indonesia yang melakukan tugas ini. hal tersebut terbukti cukup ampuh untuk menunjang keberhasilan bisnis perhotelan. Hotel-hotel yang belum terbiasa melakukan night audit sangat direkomendasikan untuk melakukan cara ini juga.
Staf yang melakukan kerja audit memang biasanya adalah orang yang memiliki pemahaman akuntansi yang tinggi. Tetapi, tidak menutup kemungkinan orang yang bukan dari background akuntansi bisa melakukan tugas ini. tentu hal tersebut bisa dilakukan oleh siapa saja yang memiliki kemampuan ini.
Night audit sebagai proses penutuapan buku yang akan melaporkan semua kegiatan yang terjadi dalam satu hari penuh memang bukan tugas yang sederhana. Tidak jarang banyak hotel kesulitan melakukan proses audit ini. apa lagi, laporan yang ada dalam audit ini berisi tentang analisa-analisa sehingga tidak boleh dilakukan sembarangan.
Proses ini bisa terbilang sangat rumit untuk ukuran seperti hotel berbintang dua kebawah. Biasanya hotel bintang dua kebawah memiliki keterbatas sumber daya dalam melakukan proses audit ini.
hal tersebut tidak terjadi di hotel bintang dua ke atas karena staf yang mereka punya biasanya juga lebih berkualitas dibandingkan dengan hotel bintang dua ke bawah.
Oleh karena itu, beberapa hotel bisanya membutuhkan perangkat lunak tertentu untuk membantu proses berjalannya audit tersebut.
Kompleksitas aktivitas yang ada di hotel akan sangat sulit jika hanya dilakukan secara manual. Apa lagi untuk hotel yang bisa diibilang cukup besar, dibutuhkan alat manajemen lain untuk membantu proses audit berlangsung.
Itu dia informasi yang bisa kamu dapatkan tentang apa itu night audit. Semoga bermanfaat!
