Hotel merupakan salah satu jenis akomodasi yang mempergunakan sebagian atau seluruh bangunan untuk menyediakan jasa pelayanan penginapan, makanan dan minuman serta jasa lainnya yang dikelola secara komersil.
Profesi concierge merupakan bagian penting dari departemen hotel karena pertama kali yang menyambut tamu adalah concierge. Tamu yang datang maupun menginap dari berbagai macam kalangan sehingga barang yang mereka bawa juga berbagai macam.
Dalam hal ini bellboy yang merupakan petugas yang menangani barang bawaan tamu sangat berperan penting dalam pelaksanaan operasional.
Penyimpanan barang-barang Lost and Found ditempatkan dalam satu ruangan khusus, yaitu dinamakan Lost and Found room, di dalam ruangan tersebut terdapat rak-rak untuk menempatkan barang-barang yang telah diberi tanda, nomor, dan kode tertentu.
Menyangkut tanggal dan bulan ditemukan penempatannya dilakukan secara terpisah pada masing-masing bulan sehingga mempermudah untuk melakukan pengecekan dan pengambilannya jika diperlukan.
Lost and Found atau Barang Temuan adalah suatu proses yang dilakukan oleh sebuah tempat seperti hotel, bandara, stasiun kereta api, atau tempat-tempat umum lainnya untuk menemukan, menyimpan, dan mengembalikan barang-barang yang hilang atau tertinggal oleh pemiliknya.
Proses penanganan Lost and Found dimulai dengan penemuan barang yang tertinggal atau ditinggalkan oleh pemiliknya di suatu tempat tertentu. Misalnya, di hotel, barang-barang yang tertinggal di kamar atau area publik hotel dapat diserahkan ke staf hotel untuk ditindak lanjuti.
Adapun beberapa kasus yang terjadi di lost and found antara lain adalah :
- Barang tertinggal
- Barang kehilangan
- Barang temuan
Prosedur Lost and Found
Adapun di bawah ini merupakan prosedur Lost and Found adalah sebagai berikut :
- Penemuan barang-barang milik tamu dilaporkan terlebih dahulu kepada floor captain. • Barang-barang yang ditemukan kemudian dibungkus dengan plastik yang transparan agar mempermudah dalam mengenali barang.
- Melakukan pengisian keterangan tentang barang yang ditemukan ke formulir Lost and Found.
- Bawa barang ke office house keeping
- Barang di simpan dalam deposit box atau lemari
Adapun keterangan-keterangan yang harus dicatat dalam daftar penemuan barang tersebut adalah :
- Nama dan jenis barang yang ditemukan
- Nomor seri barang
- Nama yang menemukan barang
- Nomor kamar atau tempat barang ditemukan
- Jumlah barang
- Data-data dimasukkan ke dalam buku Lost and Found
- Simpanlah barang pada rak atau lemari tempat menyimpan barang sesuai dengan bulan dan tanggal ditemukan
- Bila menemukan barang berharga, misalnya uang, perhiasan, atau surat berharga lainnya, segera dilaporkan kepada Executive Housekeeper.
- Barang-barang disimpan untuk jangka waktu tiga bulan sampai satu tahun. Jika dalam jangka waktu yang ditentukan barang itu tidak ada yang mengambil maka barang tersebut diberikan kepada penemunya.
Khusus untuk barang temuan berupa makanan tidak masuk dalam ketentuan ini. Pada barang yang ditemukan harus diberi keterangan yang jelas, yang digantungkan atau diikat pada barang tersebut. Keterangan ini disebut Lost and Found Tag, yang berisi :
- Nomor seri barang
- Tanggal ditemukan
- Ditemukan pada jam berapa
- Nama penemu barang barang-barang milik tamu yang tertinggal di dalam kamar dapat segera diketahui dan diketemukan maka pada waktu roomboymaid membersihkan kamar yang baru saja ditinggalkan oleh tamu, maka roomboymaid harus memeriksa tempat-tempat seperti dalam lemari, bawah tempat tidur, dalam dan bawah bantal, dalam kamar mandi, bawah meja, dalam laci meja, atas bed, dan bawah sheet.
Penanganan lost and found adalah proses mengumpulkan, menyimpan, dan mengembalikan barang-barang yang ditinggalkan atau tertinggal oleh tamu hotel atau pengunjung di area publik atau fasilitas umum di dalam hotel.
Tugas utama petugas lost and found adalah mengumpulkan barang-barang yang ditinggalkan atau tertinggal oleh tamu hotel atau pengunjung dan menyimpannya dengan aman sampai pemilik barang mengklaimnya. Petugas lost and found juga harus dapat membantu pemilik barang untuk mengidentifikasi barang yang hilang dan memfasilitasi
Penanganan Lost and Found
Berikut adalah beberapa langkah yang biasanya dilakukan oleh petugas lost and found dalam penanganan barang yang ditinggalkan atau tertinggal di hotel:
1. Mengumpulkan Barang yang Ditinggalkan Atau Tertinggal
Petugas lost and found biasanya melakukan patroli di area publik atau fasilitas umum di dalam hotel untuk mencari barang-barang yang ditinggalkan atau tertinggal. Selain itu, tamu hotel atau pengunjung yang menemukan barang yang hilang juga dapat menghubungi petugas lost and found untuk melaporkannya.
2. Menyimpan Barang Dengan Aman
Setelah barang ditemukan, petugas lost and found harus menyimpannya dengan aman dan menghindari kerusakan atau kehilangan barang tersebut. Petugas harus mencatat informasi tentang barang yang ditemukan, termasuk deskripsi barang, tanggal dan tempat ditemukan, dan nama staf yang menemukannya.
3. Mencari Pemilik Barang
Petugas lost and found harus mencoba mencari pemilik barang dengan cara menghubungi tamu hotel atau pengunjung yang terdaftar di hotel. Jika pemilik barang tidak dapat dihubungi, petugas lost and found dapat memposting informasi tentang barang yang ditemukan di media sosial atau papan pengumuman di dalam hotel.
4. Memfasilitasi Pengambilan Barang
Jika pemilik barang telah diidentifikasi, petugas lost and found harus memfasilitasi proses pengambilan barang tersebut. Petugas harus meminta identifikasi dan tanda bukti kepemilikan barang sebelum menyerahkan barang kepada pemiliknya.
5. Menyerahkan Barang yang Tidak Diambil
Jika barang yang ditemukan tidak diambil oleh pemiliknya dalam waktu tertentu, petugas lost and found harus mengikuti kebijakan hotel dalam menangani barang yang tidak diambil.
Barang tersebut dapat disumbangkan, dijual, atau dibuang, tergantung pada kebijakan hotel dan jenis barang tersebut.
Namun, jika pemilik barang tidak dapat ditemukan dalam jangka waktu tertentu atau tidak mengambil barang mereka dalam waktu yang ditentukan, barang tersebut akan disumbangkan atau dilelang.
Hasil dari sumbangan atau penjualan barang tersebut biasanya akan disumbangkan untuk tujuan amal atau dana sosial.
Dalam penanganan lost and found, penting untuk memiliki sistem yang terorganisir dan transparan, serta memastikan kerahasiaan dan keamanan informasi pribadi dari tamu hotel atau pengunjung yang terkait dengan barang yang ditinggalkan atau tertinggal.
Proses yang transparan dan profesional dalam penanganan lost and found dapat meningkatkan kepercayaan dan kepuasan tamu hotel atau pengunjung, serta memperkuat citra positif hotel.
Dalam melakukan penanganan Lost and Found, tempat-tempat seperti hotel, bandara, atau stasiun kereta api biasanya mengikuti standar prosedur yang telah ditentukan oleh pemerintah atau badan terkait.
Hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa proses penanganan Lost and Found berjalan dengan efektif, efisien, dan adil bagi semua pihak yang terlibat.
Secara keseluruhan, penanganan Lost and Found adalah proses yang sangat penting dalam membantu pemilik barang menemukan barang yang hilang atau tertinggal, dan memastikan bahwa barang tersebut disimpan dengan aman.
Dalam melakukan penanganan Lost and Found, perlu dilakukan dengan hati-hati dan profesional agar semua pihak dapat merasa puas dan terjamin.
